اقدامات اولیه برای برگزاری ایونت

ابتدا ایونت پلنر با برگزارکننده رویداد در مورد رویداد و مناسبت گفتگو می کند. از تمامی نکات مربوط به رویداد مانند هدف از برگزاری رویداد، زمان برگزاری رویداد، مکان برگزاری، میزان هزینه و سایر موارد اطلاع کسب می کند. ایونت پلنر تمامی هزینه های مربوط به رویداد را محاسبه می کند و در اختیار مشتری قرار می دهد. مدیریت هزینه ها و پرداخت صورت حساب ها بر عهده ایونت پلنر می باشد. بنابراین ایونت پلنر باید دانش و آگاهی کافی در مورد مدیریت مالی و مدیریت بودجه داشته باشد.

وظایف ایونت پلنر

ایونت پلنر بعد از توافق با برگزارکننده رویداد، کار خود را آغاز می نماید. نخست با توجه به اطلاعات کسب شده باید مکان مناسبی را برای برگزاری رویداد تعیین کند. برای این منظور بررسی می کند که آیا مکان مورد نظر تمامی انتظارات را برآورده می نماید؟ آیا امکانات کافی برای این تعداد از مهمان ها را دارد.

بعد از تعیین مکان مناسب اقدامات بعدی مانند تهیه و آماده سازی تمامی وسایل، امکانات و خدمات دهندگان را برای پذیرایی از مهمان ها صورت می دهد. تمامی کارها از ابتدا تا انتها با نظارت و مدیریت ایونت پلنر پیش می روند. مسئولیت هر یک از افراد تیم را تعیین و تفهیم می کند. ایونت پلنر با مدیریت صحیح بر تمامی کارها اشراف و نظارت دارد تا کلیه افراد، مسئولیت خود را به درستی انجام دهند.

علاوه بر این، ایونت پلنر با خیلی از افراد حرفه ای در این زمینه آشنا می باشد. به همین سبب می تواند عکاس، فیلم بردار و اشخاص مورد لزوم دیگر را به برگزارکننده رویداد معرفی نماید. مذاکره با رستوران ها، شیرینی سراها، کترینگ ها و … برای تهیه وسایل پذیرایی و وعده های غذایی و همین طور تیم های عکاسی و فیلم برداری و سایر خدمات پشتیبانی بر عهده ایونت پلنر است. اما مدیریت زمان سخنرانی برای افراد سخنران بر عهده برگزارکننده رویداد می باشد. تمامی کارها باید طبق برنامه و هماهنگ با زمان دقیق و تعیین شده، پیش بروند تا مشکلی در اجرای رویداد رخ ندهد.

مأموریت اصلی ایونت پلنر

ایونت پلنر تمامی کارهای مربوط به رویداد را از ابتدا تا انتها برنامه ریزی و مدیریت می کند. کارهایی از قبیل آماده کردن سالن، انتخاب بهترین تیم عکاسی، زمان بندی رویداد، حمل و نقل، تعیین نوع پذیرایی و خوشامدگویی به مهمان ها و سخنرانان، تهیه امکانات مورد لزوم و … همگی از وظایف ایونت پلنر می باشد.

می توان گفت که ایونت پلنر دو هدف اصلی را دنبال می کند. یکی تحقق هدف برگزارکننده رویداد و دیگری جلب رضایت و نظر مثبت شرکت کنندگان در رویداد است.

در واقع تمامی کارهایی که ایونت پلنر انجام می دهد باید در راستای تحقق هدف برگزارکننده رویداد قرار داشته باشد. به عنوان مثال اگر هدف برگزارکننده رویداد، برند سازی است باید با به کارگیری انواع شیوه های تبلیغاتی و بازاریابی و بهترین نوع پذیرایی از مهمان ها، زمینه ای فراهم کند تا نام آن برند و سازمان برای همیشه در ذهن شرکت کننده ها ثبت شود و باقی بماند.

ویژگی های ایونت پلنر

ایونت پلنر باید دارای خلاقیت و ذوق هنری باشد تا بتواند هر رویدادی را متناسب با هدف آن، به بهترین شکل برگزار نماید. برنامه ریز باید بسیار نکته بین باشد و همه کارها را با دقت رصد کند. همین طور باید بتواند در موقعیت های حساس تصمیمات درست و صحیحی اتخاذ نماید. در صورتی که کسی از اعضای گروه نتواند مسئولیتش را به درستی انجام دهد فوراً او را با شخص دیگری جایگزین کند.

مشاوره با ایونت پلنر

برای برگزاری رویدادی که مدّ نظر دارید و یا برای دانستن این که در کسب و کار خود به برگزاری چه نوع رویدادی نیاز دارید حتماً از یک ایونت پلنر مشاوره بگیرید. ایونت پلنر می تواند در مورد نوع همایش، تعداد مهمان ها و نحوه برگزاری ایونت مشاوره بدهد. بدین منظور از فرصت مشاوره استفاده نمایید و برای برگزاری چنین رویداد مهمی تمامی جوانب را در نظر بگیرید و مطابق با اصول پیش بروید. مطمئناً یک ایونت پلنر با تجربه، مهارت و دانشی که دارد بهتر می تواند کارها را برنامه ریزی و مدیریت کند و به اجرا درآورد.

خدمات ایونت پلنر

اگر قصد برگزاری یک ایونت را دارید کارهایتان را به یک ایونت پلنر بسپارید. خودتان روی کارهای اساسی تر  مانند متن سخنرانی، نوع تبلیغات و بازاریابی، نحوه ارائه خدمات، دعوت مهمان ها و … بپردازید.

اگر می خواهید که بهترین نتیجه را از برگزاری رویداد به دست آورید با بهره گیری و مشاوره با یک ایونت پلنر، زودتر به هدف خود دست می یابید.

اگر با بهترین و مطمئن ترین خدمات دهنده های مراسم و رویدادها آشنایی ندارید از یک ایونت پلنر کمک بگیرید تا بهترین ها را به شما معرفی نمایند.

اگر زمان کمی تا برگزاری رویداد باقی مانده است و نگران کارهای مهم همایش هستید. با بهره گیری از ایونت پلنر می توانید کارهای خود را با سرعت خیلی زیاد پیش ببرید.

اگر برای برگزاری رویداد دچار استرس شده اید، این کار را به یک ایونت پلنر بسپارید و خیال خودتان را راحت نمایید.

باید توجه داشته باشید که برگزاری ایونت بدون کمک گرفتن از یک ایونت پلنر، کاری بسیار سخت و دشوار و همین طور زمانبر است. و درنهایت ممکن است با شکست رو به رو شود. در صورتی که می خواهید موفقیت خود را حتمی کنید با یک ایونت پلنر مشاوره نمایید.

برگزاری ایونت آلما

گروه آلما با برخورداری از سالها تجربه و مهارت و با در اختیار داشتن گروهی مجرب و حرفه ای در برگزاری هر نوع ایونت و رویدادی و برگزاری نمایشگاه آماده مشاوره و همکاری می باشد. گروه آلما به عنوان یک ایونت پلنر حرفه ای و متخصص تمامی کارهای برگزاری رویداد را از صفر تا صد بر عهده می گیرد.

برای برگزاری ایونت ها و رویدادهایی از قبیل همایش معارفه محصول، همایش تقدیر، همایش آموزشی، همایش معرفی استارتاپ، همایش معرفی دوره، دورهمی همکاران، دورهمی شغلی، قرار ملاقات های بزرگ، سمینار، کنفرانس، مراسم اداری، نمایشگاه و … با ما تماس بگیرید و از مشاوره های تیم حرفه ای ما بهره مند گردید.